Kế hoạch thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Ea Kly năm 2026
1. Công tác phổ biến, quán triệt và triển khai các quy định về văn thư, lưu trữ
Tổ chức phổ biến, quán triệt đầy đủ các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ đến toàn thể công chức Trung tâm, trọng tâm là Luật Lưu trữ năm 2024, Nghị định số 113/2025/NĐ-CP, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ.
Lồng ghép nội dung văn thư, lưu trữ trong các cuộc họp giao ban, sinh hoạt chuyên môn; nâng cao nhận thức, trách nhiệm của công chức trong việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ thủ tục hành chính.
Rà soát, bổ sung, hoàn thiện các quy định nội bộ của Trung tâm liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo thống nhất, đồng bộ với quy định chung của UBND xã.
Thời gian thực hiện: Trong năm 2026
Người chịu trách nhiệm: Giám đốc, Phó giám đốc Trung tâm.
2. Công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Trung tâm PVHCC
Thực hiện nghiêm túc việc tiếp nhận, đăng ký, phân loại, chuyển giao và theo dõi việc giải quyết văn bản đến của Trung tâm; bảo đảm văn bản được xử lý đúng thời hạn, đúng thẩm quyền.
Quản lý chặt chẽ văn bản đi của Trung tâm; thực hiện soạn thảo, trình ký, phát hành văn bản bảo đảm đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.
Thực hiện quản lý, sử dụng con dấu, chữ ký số của Trung tâm đúng quy định; bảo đảm an toàn, bảo mật trong quá trình sử dụng.
Thời gian thực hiện: Thường xuyên trong năm 2026.
Người chịu trách nhiệm: Công chức được phân công làm công tác văn thư.
3. Quản lý văn bản, hồ sơ thủ tục hành chính
Thực hiện quản lý thống nhất văn bản, hồ sơ hình thành trong quá trình tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính tại Trung tâm.
Bảo đảm mỗi thủ tục hành chính được lập thành hồ sơ đầy đủ, phản ánh toàn bộ quá trình giải quyết; hồ sơ được sắp xếp khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu, khai thác, sử dụng.
Tăng cường trách nhiệm của công chức tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính trong việc quản lý hồ sơ thuộc lĩnh vực được phân công.
Thời gian thực hiện: Trong năm 2026.
Người chịu trách nhiệm: Công chức tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính.
4. Lập hồ sơ điện tử, quản lý và lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính
Thực hiện lập hồ sơ công việc điện tử đối với 100% thủ tục hành chính được tiếp nhận và giải quyết trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh (trừ hồ sơ thuộc phạm vi bí mật nhà nước).
Quản lý, lưu trữ hồ sơ thủ tục hành chính điện tử bảo đảm tính toàn vẹn, xác thực, an toàn thông tin; thực hiện sao lưu dữ liệu theo quy định.
Thực hiện song song việc quản lý hồ sơ giấy theo đúng Danh mục hồ sơ và thời hạn lưu trữ được ban hành.
Thời gian thực hiện: Trong năm 2026
Người chịu trách nhiệm: Công chức tiếp nhận TTHC và công chức văn thư - lưu trữ.
5. Ứng dụng chữ ký số, phần mềm quản lý văn bản và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính
Thực hiện ký số, phát hành và xử lý văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành theo quy định. Ứng dụng chữ ký số chuyên dùng trong phát hành, xử lý văn bản, hồ sơ trên môi trường mạng. 100% hồ sơ, văn bản (trừ văn bản mật) được xử lý trên trên Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành tác nghiệp của tỉnh.
Khai thác, sử dụng hiệu quả Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính trong tiếp nhận, xử lý, theo dõi tiến độ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân.
Bảo đảm kết nối, liên thông dữ liệu giữa Hệ thống quản lý văn bản và Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính phục vụ công tác quản lý hồ sơ, tài liệu.
Thời gian thực hiện: Trong năm 2026
Người chịu trách nhiệm: Giám đốc, Phó GĐ Trung tâm và công chức được phân công.
6. Công tác số hóa hồ sơ thủ tục hành chính và tài liệu lưu trữ
Tổ chức số hóa hồ sơ thủ tục hành chính, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Trung tâm theo kế hoạch và lộ trình chung của UBND xã.
Ưu tiên số hóa các hồ sơ có tần suất khai thác, sử dụng cao; bảo đảm chất lượng dữ liệu số hóa, gắn với việc cập nhật, quản lý trên các hệ thống thông tin dùng chung.
Thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn, an ninh thông tin đối với tài liệu số hóa.
Thời gian thực hiện: Trong năm 2026
Người chịu trách nhiệm: Công chức văn thư - lưu trữ.
7. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu thủ tục hành chính đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan theo Danh mục hồ sơ và thời hạn lưu trữ được phê duyệt.
Bảo đảm hồ sơ, tài liệu nộp lưu đầy đủ thành phần, đúng quy trình, đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng lâu dài.
Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình nộp lưu hồ sơ, tài liệu theo quy định.
